PRAVILNIK

HRVATSKA KOMORA MEDICINSKIH BIOKEMIČARA

Sukladno odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (NN 105/97, 64/00), temeljem članka 11. stavak 3. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (NN 90/02) te temeljem članka 17. stavka 1 Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 63/04) te članka 19. Statuta Hrvatske komore medicinskih biokemičara, Izvršni odbor je na 13. sjednici održanoj 10. rujna 2007. godine donio

PRAVILNIK O UREDSKOM I ARHIVSKOM POSLOVANJU

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovim Pravilnikom o uredskom i arhivskom poslovanju (u nastavku teksta: Pravilnik) utvrđuje se način uredskog poslovanja te organizacija i način evidencije, čuvanja i korištenja registraturnog i arhivskog gradiva Hrvatske komore medicinskih biokemičara (u nastavku teksta: Komora).

Djelatnost iz stavka 1. ovog članka posebno obuhvaća: primanje i pregledavanje, evidentiranje i označavanje akata i predmeta u radu, administrativno-tehničko obrađivanje predmeta, otpremanje pošte, klasifikaciju i arhiviranje, izlučivanje bezvrijednog registraturnog gradiva te predaju arhivskog gradiva Hrvatskom državnom arhivu u Zagrebu.

II. UREDSKO POSLOVANJE

Članak 2.

U uredskom poslovanju navedeni pojmovi imaju sljedeće značenje:

AKT (službeni dopis) je svako pismeno kojim se pokreće, dopunjuje, mijenja, prekida ili završava neka službena djelatnost;

PRILOG je pismeno ( dokument, tablica, grafikon, crtež i sl.) ili fizički predmet koji se prilaže uz akt radi dopunjavanja, objašnjenja ili dokazivanja sadržaja akta;

PREDMET je skup svih akata koji se odnose na istu materiju u jednom postupanju i čine posebnu cjelinu;

DOSJE je skup više predmeta koji se odnose na istu materiju ili na istu pravnu ili fizičku osobu;

ARHIVSKA KUTIJA sadrži skup više predmeta ili dosjea koji se poslije završenog postupka čuvaju složeni u istoj tehničkoj jedinici.

Članak 3.

Uredsko poslovanje sastoji se od: prijema, otvaranja, pregledavanja, raspoređivanja, evidentiranja, združivanja akata, dostavljanja akata odgovarajućim jedinicama, otpremanja pošte, odabiranja i izlučivanja akata te njihovo odlaganje u Pismohrani (arhiviranje i čuvanje).

III. ZAPRIMANjE, PREGLEDAVANjE I RASPOREĐIVANjE POŠTE

1. Zaprimanje i otvaranje pošte

a.) Zaprimanje pošte

Članak 4.

Zaprimanje pošte (akata, podnesaka, paketa, novčanih pisama, telegrama i dr.) obavlja se u Uredu Komore.

Pošta se zaprima tijekom trajanja radnog vremena, a prima je zaposlenik na radnom mjestu administratora ili zaposlenik kojeg odredi tajnik Komore.

Članak 5.

Zaprimanje pošte obavlja se neposrednom predajom, poštom ili poštanskim pretincom.

Zaposlenik ovlašten za zaprimanje pošte dužan je potvrditi prijem pošiljke stavljajući otisak prijemnog štambilja ili preko potpisa u dostavnoj knjizi, dostavnici, povratnici ili na kopiji akta čiji se orginal prima (osim ako je prijem potvrđen u dostavnoj knjizi).

Zaprimanje pošte preko poštanske službe ili podizanje iz poštanskog pretinca obavlja se po važećim poštanskim propisima.

b.) Otvaranje pošte

Članak 6.

Poštu otvara zaposlenik prema uputi o načinu otvaranja pošte koju donosi tajnik Komore.

Članak 7.

U slučaju kada datum predaje pošti može biti važan za računanje rokova uz zaprimljenu pošiljku treba priložiti omotnicu.

Članak 8.

Ako su omotnice primljenih pošiljaka oštećene, a postoji sumnja o neovlaštenom otvaranju, prije otvaranja treba sačiniti zapisnik u prisustvu tajnika Komore i utvrditi vrstu i obim oštećenja i da li što nedostaje u primljenoj pošiljci.

c.) Raspoređivanje pošte

Članak 9.

Zaprimljenu poštu otvara, pregledava i raspoređuje ovlašteni zaposlenik te na svaki primljeni akt, koji će se upisati u osnovnu evidenciju urudžbenog zapisnika, stavlja otisak prijemnog štambilja.

Otisak prijemnog štambilja stavlja se po pravilu u gornjem desnom uglu prve strane.

U otisak prijemnog štambilja upisuje se sljedeće:

- u rubriku "primljeno", datum kada je akt zaprimljen;
- u rubriku "broj", broj osnovne evidencije urudžbenig zapisnika;
- u rubriku "prilog", ukupan broj zaprimljenih priloga;
- ostale oznake na aktima (veza brojeva i sl.) bilježi se pored otiska prijemnog štambilja.

IV. UPISIVANjE AKATA U OSNOVNU EVIDENCIJU

Članak 10.

Zaprimljeni i raspoređeni akti upisuju se u osnovnu evidenciju i dostavljaju u rad istog dana kada su primljeni i pod istim datumom.

Članak 11.

Osnovna evidencija akata je urudžbeni zapisnik.

Evidencija akata iz stavka 1 sadrži sljedeće rubrike u koje se upisuje:
1.   osnovni broj upisa,
2.   sadržaj predmeta ili ime podnositelja,
3.   datum prijema, odnosno izdavanja,
4.   oznaku kome se predmet upućuje,
5.   "TU" ako je predmet interni.

V. ELEKTRONIČKI DOKUMENTI

Članak 12.

Dokumenti nastali ili zaprimljeni u elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke kopije dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u poslovanju čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, sukladno važećim standardima te dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih sustava.

Za svaki računalni sustav, odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s elektroničkim dokumentima i drugim elektroničkim zapisima, obvezno je odrediti osobu koja je odgovorna za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka, te u pisanom obliku utvrditi postupak i učestalost izrade sigurnosnih kopija, te postupak obnove podataka u slučaju greške ili gubitka podataka.

Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguće sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku.

Članak 13.

Kod uvođenja ili izmjena aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, obvezno je u pisanom obliku opisati: svrhu, opseg i način korištenja aplikacije; minimalne hardverske i softverske zahtjeve; mjere zaštite zapisa od neovlaštenoga pristupa, mijenjanja i gubitka podataka; format i strukturu zapisa; predviđeni način trajne pohrane zapisa (npr. čuvanje u izvornom formatu, konverzija u drugi format, kopiranje na drugi medij i dr.); način (tehnologija) na koji će se osigurati pristup podacima ako je predviđeno čuvanje izvan izvorskog hardverskog i softverskog okruženja; način predaje gradiva arhivu (format zapisa i medij, aplikacija/tehnologija za pristup podacima koja treba omogućiti iskoristivost podataka nakon predaje, dokumentacija o aplikaciji i strukturi zapisa, dokumentacija o postupku pripreme za predaju).

Članak 14.

Elektronički dokumenti i drugi elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju u najmanje dva primjerka. Barem jedan primjerak treba biti takav da je iz njega moguće
obnoviti podatke i mogućnost njihova pregledavanja i korištenja u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa.

Pri izradi arhivske kopije obvezno se u pisanom obliku utvrđuje predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije, te da li se zapisi i dalje čuvaju u izvorišnom informacijskom sustavu ili brišu iz njega.

Prije predaje arhivskih kopija na mjesto čuvanja obvezno se provjerava njihova cjelovitost, čitljivost i ispravnost.

Arhivske se kopije predaju na mjesto čuvanja s programima, odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje ili s podrobnim uputama o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje i navodom o informacijskom sustavu koji trenutno to omogućuje.

Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektroničkih zapisa redovito se provjerava najmanje jedanput godišnje. Presnimavanje na novi medij obavlja se najmanje svake pete godine, a obvezno ako su prilikom provjere uočene pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije nečitljiv, oštećen ili izgubljen.

VI. URUDŽBENI ZAPISNIK

Članak 15.

Urudžbeni zapisnik se vodi po sistemu osnovnih brojeva i podbrojeva.

Osnovnim brojem, tj. rednim brojem urudžbenog zapisnika, označava se predmet svakog primljenog ili internog akta kada se prvi put upisuje u urudžbeni zapisnik.

Osnovni broj predmeta se u tijeku godine, po pravilu, ne mijenja.

Podbrojevima, tj. rednim brojevima označava se svaki naknadno primljeni akt u vezi s jednim brojem tj. predmetom označenim osnovnim brojem.

Članak 16.

Upisivanje podataka u urudžbeni zapisnik vodi se preko elektronske baze podataka:
- u rubriku 1 upisuje se osnovni broj urudžbenog zapisnika;
- u rubriku 2 upisuje se kratak sadržaj predmeta;
- u rubriku 3 upisuje se podbroj;
- u rubriku 4 upisuje se datum prijema pošiljke;
- u rubriku 5 upisuje se naziv i sjedište pošiljatelja;
- u rubriku 6 upisuje se broj primljenog dopisa i i datum;
- u rubriku 7 upisuje se kome se predmet uručuje u rad.

Svi kasnije primljeni akti koji se odnose na isti premet upisuju se pod istim osnovnim brojem s dodavanjem podbrojeva.

VII. DOSTAVLJANJE AKATA U RAD I NJIHOVA ADMINISTRATIVNO-STRUČNA OBRADA

Članak 17.

Dostavljanje akata obavlja se preko interne dostavne knjige.

Dostavljanje računa (faktura) u rad obavlja se preko baze podataka koja istovremeno predstavlja evidenciju te vrste akata.

Članak 18.

Svaki službeni dopis sastoji se od:

Zaglavlja u gornjem lijevom uglu - puni naziv Komre s adresom, broj službenog dopisa s klasifikacijskom oznakom te datum,
Adresa primatelja - pun naziv i sjedište primatelja;
Broj i datum primljenog dopisa na koji se odgovara;
Tekst koji mora biti jasan, sažet i ispisan pomoću pisača;
Potpis ovlaštene osobe uz koji se stavlja otisak službenog pečata - s desne strane teksta;
Prilozi koji se dostavljaju uz službeni dopis navode se - s lijeve strane teksta;
Službeni dopis – piše se u tri primjerka od kojih se jedan šalje primatelju, jedan ostaje osobi koja šalje dopis, a jedan ostaje u Uredu Komre.

Članak 19.

Svaki akt kojim počinje novi predmet, treba po upisu uložiti u poseban omot. Na omotu se upisuje broj, godina, oznaka tijela Komore, a ispod toga kratak sadržaj predmeta, kao i popis priloga.

Akt istog predmeta treba ulagati u omot po datumima prijema odnosno rješavanja tako da se akt s najnovijim datumom nalazi na vrhu.

VIII. VRAČANjE RIJEŠENIH PREDMETA UREDU KOMORE I OTPREMANjE POŠTE

Članak 20.

Svi predmeti koje treba otpremiti vraćaju se preko interne dostavne knjige.

Svi riješeni predmeti u tijelima Komore trebaju se predati arhivi u roku od 8 dana.

Zaposlenik zadužen za arhiviranje predmeta provjerava da li je osoba zadužena za predmetvratila potpun predmet.

Zaposlenik zadužen za arhiviranje predmeta obvezan je do 10. u mjesecu za protekli mjesec sačiniti izvješće o predmetima koji su u postupku u tijelima Komore te ga dostaviti tajniku Komore.

Članak 21.

Na svakom službenom predmetu po kojem je postupak završen, prije nego se preda arhivi, zaposlenik pored oznake "a/a" upisuje rok čuvanja predmeta na osnovi popisa arhivskog i registraturnog gradiva s rokovima čuvanja i potpisuje se.

Članak 22.

Otpremanje pošte obavlja Ured Komore.

Svi predmeti preuzeti u tijeku dana do 14 sati moraju se otpremiti istog dana. Predmeti primljeni poslije zaključivanja otpremne knjige otpremaju se sljedećeg dana.

Na kopiji pisma koje se otprema stavlja se datum i potpis zaposlenika Ureda Komore s naznakom "R".

Članak 23.

Omotnica u kojoj se otpremaju službeni akti sadržava u gornjem lijevom uglu naslovne strane točan naziv i adresu pošiljatelja i oznaku svih akata koji se nalaze u omotnici.

Naziv i adresa primatelja pošiljke ispisuje se pisaćim strojem, pisačem ili čitko rukom.

Članak 24.

Vrijednosne pošiljke, sudski akti te dopisi upućeni izvan Komore otpremaju se obavezno preporučeno ili preko dostavne knjige ako se dostavljanje obavlja preko zaposlenika Komore.

Članak 25.

U knjigu otpremljene pošte upisuju se sve preporučene pošiljke koje se otpremaju poštom. Knjiga služi kao evidencija o izvršenoj otpremi.

Članak 26.

Iznimno, akti i drugi materijali koje treba hitno otpremiti tijelima Komore ili trećim osobama upisuju se u dostavnu knjigu i otpremaju preko zaposlenika komore ili drugom dostavnom službom.

IX. ARHIVIRANJE I ČUVANjE PREDMETA

Članak 27.

U arhivskom poslovanju navedeni pojmovi imaju sljedeće značenje:

REGISTRATURNO GRADIVO čine spisi, fotografski i fonografski snimci i na drugi način sastavljeni zapisi i dokumenti, knjige i kartoteke o evidenciji tih spisa, zapisi i dokumenti primljeni i nastali u radu Komore, neovisno o mediju;

ARHIVSKO GRADIVO je sav izvorni i reproducirani materijal (pisani, crtani, tiskani, snimljeni ili na drugi način zabilježeni) dokumentarni materijal značajan za kulturne, znanstvene i opće društvene potrebe nastao tijekom rada Komore;

ODABIRANjE ARHIVSKOG GRADIVA I IZLUČIVANjE BEZVRIJEDNOG REGISTRATURNOG GRADIVA je postupak kojim se arhivsko gradivo odabire iz registraturnog gradiva uz izlučivanje onih dijelova registraturnog gradiva kojem je prestala važnost za tekući rad i koji nema svojstvo arhivskog gradiva;

BEZVRIJEDNO REGISTRATURNO GRADIVO je registraturno gradivo kojem je prestala važnost za tekući rad, a nije ocijenjena kao arhivska građa;

POPIS ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA S ROKOVIMA ČUVANjA je sastavni dio Pravilnika i sadrži popis svih kategorija arhivskog i registraturnog gradiva nastalog u Komori i njihove rokove čuvanja. Na osnovi ovog popisa obavlja se odabiranje arhivskog gradiva (kategorije koje imaju rok čuvanja trajno) ili izlučivanje bezvrijednog registraturnog gradiva (kategorija s operativnim rokovima). Ukoliko se tokom godine jave nove vrste predmeta koje nisu obuhvaćene popisom s rokovima čuvanja obavlja se izmjena i dopuna postojećeg popisa.

ARHIVSKA KNJIGA je evidencija koja sadrži popis cjelokupnog arhivskog i registraturnog gradiva (inventarni pregled) nastalog u radu tijela Komore. Arhivska knjiga pohranjena je u Uredu Komore.

DOKUMENTACIJSKA CJELINA je omot, registrator, arhivska kutija gdje se arhivira (odlaže) arhivsko i registraturno gradivo.

Članak 28.

Čuvanje arhivskog i registraturnog gradiva provodi se u Uredu Komore po tijelima komore.

Članak 29.

Registraturno i arhivsko gradivo čuva se i smješta na police ili ormare u odgovarajućoj prostoriji.

Na dokumentacijskim cjelinama ispisuju se sljedeći podaci: naziv Komore, naziv tijela Komore, godina nastanka materijala, vrsta materijala, oznaka arhiviranja, raspon brojeva predmeta u omotu, redni broj pod kojim je omot upisan u arhivsku knjigu.

Članak 30.

Odgovorna osoba za organiziranje čuvanja arhivskog i registraturnog gradiva te primjenu odredbi ovog Pravilnika je tajnik Komore.

Za arhiviranje, čuvanje i izlučivanje arhivskog i registraturnog gradiva zadužen je zaposlenik na radnom mjestu administratora.

Članak 31.

U Uredu Komore se čuva registraturno gradivo koje se po isteku roka čuvanja izlučuje i uništava te arhivsko gradivo koje se predaje Hrvatskom državnom arhivu u pravilu 30 godina nakon nastanka.

Članak 32.

Arhivski predmeti daju se na privremeno korištenje pojedinim tijelima Komore uz potvrdu, koja se popunjava u dva primjerka.

Jedan primjerak potvrde čuva se u Uredu Komore, a drugi dobiva korisnik predmeta.

X. EVIDENTIRANJE REGISTRATURNOG I ARHIVSKOG GRADIVA

Članak 33.

Arhivsko i registraturno gradivo se u arhivu razvrstava po vrstama gradiva, vremenu nastanka i rokovima čuvanja te se evidentira na odgovarajući način u arhivskoj knjizi.

Članak 34.

Upisivanje u arhivsku knjigu obavlja se na sljedeći način:

u rubriku "redni broj" upisuju se brojevi istovrsne registraturne građe nastalog tijekom jedne godine, bez obzira na broj dokumentacijske zbirke. Redni brojevi se nastavljaju u arhivskoj knjizi kontinuirano iz godine u godinu. Dokumentacijske zbirke obilježavaju se rednim brojevima pod kojim su upisane u arhivskoj knjizi;
u rubriku "datum upisa" upisuje se dan, mjesec i godina upisa arhivskog i registraturnog gradiva. Arhivsko i registraturno gradivo iz prethodne godine upisuje se u arhivsku knjigu najkasnije do 30. travnja sljedeće godine;
u rubriku "godina nastanka" upisuje se godina, odnosno razdoblje u kojem je registraturna građa nastala. Za registraturnu građu koja obuhvaća podatke iz više godina upisuje se početna godina;
u rubrici "sadržaj" upisuje se kratak sadržaj registraturne građe i klasifikacijska oznaka;
u rubrici "ukupno" upisuje se ukupan broj tehničkih jedinica istovremenog registraturnog gradiva izraženih u dužnim metrima;
u rubriku "prostorije i police " upisuje se podatak u kojoj prostoriji, polici, ormaru je smješteno registraturno gradivo kao i sve promjene u vezi smještaja;
u rubriku "primjedba" upisuje se broj rješenja o izlučivanju ili primopredaji arhivskog gradiva Hrvatskom državnom arhivu.

Ovlašteni zaposlenik je dužan popis arhivskog gradiva zaštititi od neovlaštenog pristupa, gubitka, uništenja i oštećenja. Ako se popis vodi računalno, imatelj je dužan osigurati podatke od neovlaštenog upisivanja, mijenjanja i brisanja i jednu kopiju čuvati na sigurnom mjestu.

Članak 35.

Preslika arhivske knjige koja sadrži popis gradiva dostavlja se Hrvatskom državnom arhivu u Zagrebu, najkasnije do kraja kalendarske godine za prethodnu godinu.

XI. ODABIRANJE ARHIVSKE GRAĐE I IZLUČIVANjE BEZVRIJEDNE REGISTRATURNE GRAĐE

Članak 36.

Odabiranje vrijednog gradiva za čuvanje i izlučivanje bezvrijednog registraturnog gradiva obavlja se na temelju popisa gradiva s rokovima čuvanja.

Članak 37.

Odabiranje bezvrijednog registraturnog gradiva radi izlučivanja obavlja se svake kalendarske godine, najkasnije do konca mjeseca lipnja za prethodnu godinu.

Članak 38.

Postupak za izlučivanje bezvrijednog registraturnog gradiva pokreće tajnik Komore.

Prijedlog za pokretanje postupka izlučivanja gradiva treba sadržavati: naziv tijela komore, vrstu gradiva koja će se izlučiti, period u kojem je gradivo nastalo, dijelove dokumentacijske zbirke iz koje će se obavljati izlučivanje te količinu izraženu u dužnim metrima ili broju tehničkih jedinica.

Članak 39.

Izlučivanje bezvrijednog registraturnog gradiva koje se nalazi u arhivi obavlja povjerenstvo.

Povjerenstvo je sastavljeno od tri člana, koju imenuje predsjednik Komore.

Popis gradiva predloženog za uništenje potpisan od članova povjerenstva dostavlja se na odobrenje Hrvatskom državnom arhivu u Zagrebu, koji će izdati pismeno odobrenje da se izlučivanju može pristupiti ili će prijedlog odbiti djelomično ili u cjelini.

Članak 40.

Po dobivenom odobrenju Hrvatskog državnog arhiva u Zagrebu bezvrijedno registraturno gradivo se izlučuje te se u skladu s odobrenjem, pod nadzorom člana povjerenstva, predaje u industrijsku preradu.

XII. PREDAJA HRVATSKOM DRŽAVOM ARHIVU

Članak 41.

Predaja arhivskog gradiva Hrvatskom državnom arhivu u Zagrebu obavlja se sukladno Pravilniku o predaji arhivskog gradiva arhivima.

XIII. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 42.

Komora je obvezna čuvati i održavati arhivsko i registraturno gradivo u skladu sa važećim propisima i napucima Hrvatskog državnog arhiva u Zagrebu.

Članak 43.

Komora je dužna obavijestiti Hrvatski državni arhiv o svim pravnim i fizičkim promjenama nastalim u svezi s arhivskim i registraturnim gradivom.

Članak 44.

Prilikom prestanka radnog odnosa ili kadrovskih promjena ovlaštenih zaposlenika za arhivu primopredaja dužnosti obavlja se zapisnički.

Članak 45.

Izmjene i dopune ovog Pravilnika donose se na isti način kao i Pravilnik.

Članak 46.

Ovaj Pravilnik objavljuje se na oglasnoj ploči Komore i stupa na snagu po dobivenoj suglasnosti Hrvatskog državnog arhiva.

Broj: 02-7/01-07
Zagreb, 10. rujna 2007.

PREDSJEDNIK HRVATSKE KOMORE MEDICINSKIH BIOKEMIČARA
Prof. dr. Ana Stavljenić-Rukavina

PRILOG PRAVILNIKU O UREDSKOM I ARHIVSKOM POSLOVANJU

ARHIVIRANJE DOKUMENATA

1. EDUKACIJA

a) Tečajevi trajne edukacije u organizaciji HKMB

ispiti - skupno ----- trajno
obrađene ankete ----- trajno
popisi sudionika, stručni priručnici (sadrže tekstove predavanja tečajeva, programe) ----- trajno

b) Stručni sastanci

popisi sudionika po podružnicama HDMB ----- 8 godina
stručni sastanci drugih organizatora ----- 8 godina
sažeci predavanja ----- 8 godina

c) Kongresi, simpoziji, ostali oblici edukacije

popisi sudionika ----- 8 godina
programi ----- 8 godina
sažeci stručnih i znanstvenih radova ----- 8 godina
pojedinačne potvrdnice složene po abecedi i redoslijedu licence ----- 8 godina

d) Oblici edukacije koji nisu verificirani i vrednovani od Povjerenstva za trajnu edukaciju ----- 8 godina

2. ODOBRENJA ZA SAMOSTALAN RAD (LICENCE)

a) Zahtjevi za izdavanje i obnavljanje licence ----- 8 godina

b) Knjiga Odobrenja za samostalan rad ----- trajno

c) Skupni ispiti
- molbe za pristupanje ispitu ----- 8 godina
- testovi ----- 8 godina

3. REGISTAR ČLANOVA

a) Evidencijski list člana ----- do odlaska u mirovinu

b) Registarski uložak - sadržaj propisan

Pravilnikom o vođenju registra članova HKMB
- neposredno zaposleni u zdravstvenoj zaštiti ----- trajno
- umirovljenici ----- trajno
- pridružni članovi ----- trajno
- brisani iz članstva ----- trajno
- umrli ----- trajno

4. ANKETE (oprema - kadrovska struktura - anketa zadovoljstva i drugi sadržaji)
- obrađene ankete ----- trajno

5. PRIRUČNICI -BIBLIOTEKA; NOVINE ----- trajno

6. MIŠLJENJE HKMB - REAGENCIJE ----- 3 godine

7. FINANCIJSKO POSLOVANJE ----- u skladu sa zakonskim propisima

8. OPĆI AKTI
- nacrti ----- 6 mjeseci
- prijedlozi ----- 1 godinu
- donešeni ----- trajno

9. SKUPŠTINA KOMORE
- pozivi ----- 4 godine
- zapisnici ----- trajno

10. IZVRŠNI ODBOR KOMORE
- pozivi ----- trajno
- zapisnici ----- trajno

11. PREDSJEDNIK KOMORE
- sva dokumentacija ----- trajno

12. PODRUČNA VIJEĆA
- pozivi ----- trajno
- zapisnici i ostala dokumentacija ----- trajno

13. SUD KOMORE ----- trajno

14. TUŽITELJ KOMORE ----- trajno

13. POVJERENSTVA KOMORE
- pozivi ----- trajno
- zapisnici i ostala dokumentacija ----- trajno

14. STRUČNI NADZOR ----- trajno

15. RADNE SKUPINE
- zapisnici ----- trajno
- radni materijal ----- 5 godina